Mit dem stetigen Wachstum der Industrie 4.0 werden nicht nur Fertigungsbereiche und Maschinenparks immer vernetzter und cloudbasierter, auch menschliche Arbeit muss heute zunehmend ortsunabhängig, flexibel und dezentralisierter organisiert werden! Stichworte wie New Work oder Agiles Arbeiten sind dazu allenthalben zu hören und lesen.

Je mehr sich Arbeit von starren Hierarchien, festen Arbeitszeiten und – orten und strikt abgegrenzten Kompetenz- und Zuständigkeitsbereichen löst, desto mehr ist transparentes und effizientes Online-Teamwork gefragt.

Transparenz vs. Datensicherheit?

Auch bei unseren Kunden, vor allem aus dem IT-Bereich, aber auch in anderen Branchen, treffen wir zunehmend auf entsprechende Tools, mit denen nicht nur das Teamwork intern koordiniert wird, sondern eben auch mit externen Dienstleistern wie uns.

Die Bandbreite und Vielfalt sind dabei genau so groß, wie die Anforderungen unterschiedlich. Umso wichtiger ist da, im Dschungel der vielen kunterbunten Online Collaboration Tools nicht den Durchblick – und vor allem die Frage: Was soll es leisten?, zu verlieren.

Neben den Verzahnungsmöglichkeiten mit den Kommunikationstools wie Mail, Skype oder GoToMeeting ist dabei sicherlich für viele zunehmend auch die Frage nach Datenschutz und -sicherheit essenziell, d.h. welche Informationen wollen/dürfen wir überhaupt in die Cloud stellen??

Bewährte Tools

Bereits lange am Markt und bewährt im Bereich Projektmanagement und Aufgabenverwaltung sind z.B. Asana, Wunderlist oder Basecamp. Wir nutzen in der Regel Tools, auf die wir auch bei Kunden immer wieder treffen.

Gute Erfahrungen haben wir hier mit Trello, Slack und aktuell Monday gemacht. Auch hier gilt allerdings: man sollte wissen, was diese können und wofür man sie einsetzen will!

Trello, Monday oder Slack?

So ist Trello schnell und intuitiv – allerdings nur für einfache Aufgabenverwaltung und -zuweisung. Die Projektkarten lassen sich per Drag and Drop wunderbar leicht und schnell in die verschiedenen Bereiche wie „To Do“ oder „Done“ verschieben und entsprechend markieren. Auch die Kalender- und Erinnerungsfunktionen sind hilfreich und einfach zu handhaben. Wird es inhaltlich allerdings vielschichtiger und anspruchsvoller, wird es bei Trello schnell unübersichtlich und unflexibel.

Unser aktueller Favorit ist da Monday. Hier sind Grafik und Verwaltungsfunktionen übersichtlich und lassen sich problemlos an ganz unterschiedliche Anforderungen, Inhalte und Workflows anpassen. So lässt sich selbst die Redaktionsplanung für die Social Media- und Bloginhalte vieler verschiedener Kunden transparent und übersichtlich steuern und mit den externen Contentlieferanten koordinieren.

Slack ist hingegen vornehmlich auf die Kommunikation in Teams abgestellt. In verschiedenen Channels kann hier themenspezifisch nicht nur einfach und schnell gechattet und upgedatet werden, auch der Austausch von relevanten Dokumenten ist möglich und verstopft nicht die Mailkanäle. Aber auch hier gilt natürlich wieder zu entscheiden: wofür wird es genutzt und wie vermeidet man Dopplungen in anderen Tools und Channels!?

Daneben gibt es natürlich noch eine nahezu unübersehbare Flut anderer Anwendungen. Eine kleine aktuelle Top-Liste findet ihr z.B. hier:

https://www.impulse.de/it-technik/computer-internet/collaboration-tools/3563295.html

Mit welchen Tools habt ihr die besten Erfahrungen gemacht?