Wir verwenden im Agentur-Alltag Skype oder HangOuts sowie das Videokonferenz-Tool CyberLink U bei der Kommunikation mit unseren PR-Kunden oder bei internen Team-Abstimmungen. Bei jedem meiner Home Office-Tage sind diese Kommunikations-Plattformen enorm hilfreich für einen direkten und persönlichen Austausch. Auch in der Kommunikation mit Journalisten und Medien kann ich die Kombination von Bild und Sprache zur Vermittlung von Inhalten sehr empfehlen. Ist ein wichtiger Anlass gegeben – wie ein neu anzukündigendes Produkt, Service oder eine andere relevante News aus dem Unternehmen – sind virtuelle Pressetermine eine lebendige Kommunikations-Alternative zum persönlichen Gespräch vor Ort. 

Presse-Preview für und mit CyberLink

In der vergangenen Woche führten wir für den PR-Kunden CyberLink Presse-Roundtables über das Tool U durch. Im Vorfeld der Termine stimmten wir mit dem Kunden das Hauptthema ab: Presse-Preview auf die neue Version Media-Player PowerDVD 19. Dazu erstellen wir ein Kurzkonzept zum Ablauf und führten Einladungsgespräche mit unseren Top-Kontakten für den PR-Kunden. Pro Termin und entsprechendem Timeslot nutzen wir die Gelegenheit, Journalisten verschiedener Medien eines Verlagshauses jeweils zusammenzubringen. Dazu versendeten wir rechtzeitig den entsprechenden Link zur Einwahl. Einen Tag vor den Previews erhielten die Kontakte einen kurzen Reminder mit Zusammenfassung aller Details via E-Mail von uns. Bei den virtuellen Presseterminen konnten die Redakteure einen ersten Einblick auf die Software vor dem Verkaufsstart am 16. April erhalten, erste Screenshots der Software sehen und sich über Neuheiten und Highlights der Version mit CyberLink Ansprechpartnern austauschen. Als Hauptbetreuer von CyberLink moderierte ich die jeweiligen Meetings mündlich und im parallellaufenden Chat.

Nachbereitung beachten

Wichtig für jeden virtuellen Pressetermin: Das Follow up der virtuellen Meetings! Wie bei jedem guten Treffen ist eine zuverlässige Nachbereitung zu beachten. Das PR-Team der Agentur versendete daher nach den Gesprächen individuelle E-Mails mit Links zur Software für Tests, Presseinformation mit Sperrvermerk, Bildern und weiteren erbetenen Informationen. Somit erhielten die Journalisten alle Details, um ihre redaktionelle Berichterstattung vorzubereiten und im Idealfall direkt zum Launch-Tag online zu haben.

Eine Produkt-Preview dieser Art lässt sich übrigens sehr gut digital aufnehmen direkt am Computer des Präsentierenden und optimal auf YouTube laden. Somit können weiteren Journalisten und Medien nach Zusendung des gesicherten Links über die betreuende PR-Agentur diese Inhalte für ihre redaktionelle Verwendung sichten.

Alternative zum persönlichen Treffen?

Virtuelle Pressetermine würde ich immer dem Kunden empfehlen, wenn man den Journalisten mal eine Alternative zum Redaktionsbesuch oder als Ergänzung zum Termin im Verlag anbieten möchte. Zudem sind diese auch zu kalkulieren, wenn Manpower oder Budget fehlen sollten für Pressereisen. Sie ersetzen jedoch keinesfalls den persönlichen und direkten Kontakt zu Journalisten, Bloggern und Medien im Rahmen von Presseterminen im Verlag oder auf Messen. So hilfreich virtuelle Treffen sind, ist doch ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht bislang durch keine Technik zu ersetzen zum Aufbau und zur Pflege von Beziehungen mit den Medien.

Welche zuverlässigen Videokonferenz-Applikationen kommen bei Euch zum Einsatz und was könnt Ihr empfehlen?

Wünsche allen Lesern schöne Osterfeiertage!