Wie bereits von vielen und allerorts über Gebühr berichtet hat die DSGVO viel Unsicherheit und Unruhe bei wahrscheinlich allen Unternehmen hervorgerufen. Gerade auch PR-Agenturen wie wir mit ihren über viele Jahre gewachsenen Pressekontakten mussten sich eine funktionsfähige Lösung zur Verifizierung und sicheren Speicherung ihrer Kontakte überlegen. Das ganze Handling von Presseaussendungen und die Verfahrensweise bei der Speicherung von persönlichen Kontaktdaten musste nachhaltig überarbeitet werden.

Welches System passt zu unserer Arbeitsweise und zur DSGVO?

Seit über 20 Jahren hatten wir eine eigene, auf FilemakerPro basierte Datenbank aufgebaut, in der viel Arbeitszeit steckt. Über 20.000 Journalistenkontakte fanden sich hier wieder, darunter natürlich auch etliche Karteileichen. Viel Potenzial für Ärger in Sachen DSGVO. Dieses System weiter zu verfolgen erschien uns vor dem Hintergrund der neuen Gesetzeslage nicht konform und so musste eine passende PR-Software bzw. Webbasierte-Plattform gefunden werden, in der sich die eigenen Daten importieren, verifizieren, sicher speichern und innerhalb des Systems verarbeiten lassen. Eines stand für uns fest, zukünftig sollten nur noch verifizierte Kontakte in der eigenen Datenbank gespeichert werden – mit anderen Worten, nur Redaktionen und Journalisten von denen wir das ausdrückliche Einverständnis haben oder zu denen ganz klar und nachweislich eine von beiden Seiten gewünschte PR-Agentur/Redaktions-Beziehung besteht. Zusätzliche Medienkontakte sollten aus Verlagsdaten wie Zimpel oder Stamm hinzugefügt werden.

Nun sind wir bereits seit vielen Jahren treue Zimpel Kunden und haben hier als erstes die Möglichkeiten geprüft. Leider lässt sich das Tool für uns als Agentursoftware nur unzureichend nutzen, da nur sehr begrenzt eigene Daten eingepflegt werden können und auch kein CRM-System hinterlegt ist. Da wir aber die Möglichkeit haben müssen zum Beispiel Gespräche zu protokollieren, hätten wir zusätzlich weiterhin unsere Filemaker-Datenbank beibehalten müssen. Dies macht allerdings schon aus Kostengründen keinen Sinn.

Glückliche Zufallsentdeckung: MyConvento

 

In einem Gespräch wurden wir auf MyConvento aufmerksam gemacht, dass auf den ersten Blick schon einige unserer Kriterien zu erfüllen schien. Also auf ins kalte Wasser und erst einmal einen Account zum Testen bestellen. Der Plan war nun das System auf Herz und Nieren zu testen bevor das gesamte Team und die langjährige Arbeitsweise umgekrempelt wird. Nach einer ca. zweistündigen Einführung durch einen Support-Mitarbeiter von MyConvento fühlte ich mich ausreichend gerüstet um das System auf Herz und Nieren zu testen. Vier Wochen Zeit hatte ich mir hierzu gegeben.

 

Agentur-Kontaktdatenbank mit Importmöglichkeit


Es galt in erster Linie zu prüfen, wie es mit dem Import und der Verifizierung unserer eigenen Daten funktioniert, da wir ja unserer eigenen Kontakte nicht aufgeben wollten. Die Vorbereitung der Daten, speziell die Angaben zur bestehenden Presseverteiler-Zuordnung nicht zu verlieren, war ziemlich aufwendig, hat sich aber gelohnt. Im System stehen Importvorlagen zur Verfügung, die die Arbeit erleichtern und so konnte ich weit über 8.000 Kontakte zu Verifizierung ohne Datenverlust in MyConvento importieren.

Verifizierungsmöglichkeit über Kampagnen


Nun war der erste Schritt geschafft, aber das eigentliche Grundproblem „Datenverifizierung“ noch nicht gelöst. Durch die im System gegebene Möglichkeit Verifizierungskampagnen mit einer individuellen Landingpage zu erstellen, ergab sich für uns eine recht gute Möglichkeit unsere gesamten Journalisten-Kontakte als Kampagne zu „legalisieren“. Selbstverständlich haben nicht alle geantwortet und wir mussten den Versand auch 2-3 Mal wiederholen, aber wir konnten doch einen beachtlichen Datenbestand von ca. 3.000 Journalisten aktualisieren und als „genehmigt“ verbuchen. Der Rest wir auch noch abgearbeitet und erst einmal über die integrierte Verlagsdatenbank versorgt.

Ergänzende Verlagsdatenbank auf Basis der STAMM-Daten

Die zur Verfügung stehende „pressbase“ (aus STAMM Daten) bietet ein großes Spektrum an Medien aller Fachrichtungen mit auf den ersten Blick ordentlichen Kontaktmöglichkeiten in dem verschiedenen Ressorts. Selbstverständlich nicht vergleichbar mit eigenen, persönlichen Kontakten, aber auf jeden Fall eine gute Basis zur ersten Kontaktaufnahme. Der Clou hierbei: Bei der Presseversand-Funktion gleicht das System automatisch die gewählten Verteiler aus der eigenen Datenbank und aus der Pressbase ab und selektiert alle Dubletten aus. So können wir unkompliziert unsere Datenbank gut mit zusätzlichen Medien aus der „pressbase“ kombinieren und erweitern auf diese Weise Stück für Stück wieder unsere eigenen Verteiler. MyConvento verspricht hier eine kontinuierliche Aktualisierung der Daten. Hierzu werden wir natürlich erst später etwas sagen können.

Professionelles Versand-Management mit Statistiken
Der Versand von Pressemitteilungen war bei uns immer recht umständlich: Daten aus FilemakerPro exportieren, manuelle Dubletten-Suche, kopieren in das Mailprogramm und keine weitere Statistik außer der fehlerhaften Rückläufer. Eine personalisierte Anrede gab es darüber hinaus auch nicht. Wenn wir uns nun auf eine neue Plattform einlassen sollten und natürlich wieder vor dem Hintergrund der DSGVO sollten wir in Zukunft bitte sicherer, individualisierbar und anonym verfolgbar versenden können. MyConvento lässt es hier an nichts fehlen, die Einarbeitungszeit ist sehr überschaubar, das Handling intuitiv. Großes Plus auch hier die „Blacklist“ auf der über einen Link alle angeschriebenen Personen sich selbst aus zukünftigen Versendungen austragen können und in die man selbstverständlich auch manuell Emailadressen eintragen kann.

CRM-System mit ausreichend Funktionen

MyConvento überzeugt auf jeden Fall auch durch das integrierte CRM-System. Wir nutzen hier sicher nur Grundfunktionen wie das Protokollieren von Journalisten-Kontakten und Wiedervorlagetermine, aber es ließe sich auch gut zur internen Kommunikation nutzen.

Bonus-Feature: Themenrecherche-Tool TopicPro

Als Themenrecherche-Tool, vor allem für unsere B2B-Kunden haben wir seit Jahren das webbasierte Tool TopicPro genutzt. Es ist eine große Hilfe für unserer PR-Berater, wenn es darum geht, rechtzeitig und gezielt passende Themenschwerpunkte in der Fachpresse zu finden. Auch hier mussten wir bisher extra eine weitere Plattform einkaufen und aufrufen. Bei MyConvento ist das System integriert und funktioniert auf identische Weise. Keine Umgewöhnung notwendig und zusätzlich weitere Kosten gespart!

 

Mein Fazit:

Für uns war es auf jeden Fall ein Glücksgriff und zur rechten Zeit. Sicherlich habe ich gut zwei Monate an der Vorbereitung und Umstellung der Daten gearbeitet und auch unsere Berater mussten neu auf das System geschult werden. Noch immer sind kleinere Fragen offen –– der Support-Chat erweist sich aber als zuverlässig und kompetent –– und jeden Tag erarbeitet man sich neue Tricks. Wenn man die Funktionen aber einige Male benutzt hat, ist die Bedienung intuitiv und für die Arbeitsabläufe auf jeden Fall effektiver als bei unserem früheren System. Ausfälle gab es bisher keine!

 

Beitragbild: Fotolia_© kentoh