Über die Arbeit eines PR-Beraters kann man mehr als nur einen Blogbeitrag schreiben – man kann ein ganzes Buch damit füllen. Aber soweit wollen wir heute nicht gehen. Ohne Zweifel gehört das Schreiben und Lesen von Emails zu einer der Hauptaufgaben – wie in vielen anderen Berufszweigen auch. in diesem Jahr habe ich bereits 3.542 Emails verfasst und versendet. Auch bei meinen Kollegen sieht es nicht „besser“ aus. Mit 4.438 Emails bildet mein Kollege aus dem Nachbarbüro die einsame Spitze. Addiert man alle gesendeten Emails sämtlicher Kollegen kommt man auf mehr als 45.000 Emails. Natürlich gehören Presseversände, redaktionelle Anfragen, der Informationsaustausch mit Kunden und Journalisten sowie die klassischen „Zur Info“ Mails dazu. Und dabei kann ich kann nicht einmal mehr nachvollziehen, wie viele Mails ich bislang erhalten habe. Betrachtet man diese große Anzahl, kann mit Sicherheit festgestellt werden, dass das Schreiben, Lesen, Verschieben und Löschen jener Mails sehr viel Zeit gekostet haben muss. Und ich kann vergewissern – das haben sie

„Noch 148.713 Mails checken“

Ob nötig oder unnötig – auch wir schreiben interne Emails, die nicht immer sinnvoll sind. Eine typische FYI (For your information) Rundmail hat wohl jeder von uns schon einmal erhalten. Es wird also munter gelesen, geantwortet und gelöscht. Wie viel unserer wöchentlichen Arbeitszeit uns tatsächlich verloren geht, kann auch nur gemutmaßt werden. Laut Studien beläuft sich der Verlust auf einen ganzen Arbeitstag pro Woche. Doch wie kann man diese Email-Flut eindämmen? Kurz über alles sprechen und ein Meeting einberufen? Auch hier scheiden sich die Geister. Neben wöchentlichen Calls mit Kunden, fallen oftmals spontane Meetings an, die wiederum auch Zeit kosten.

Beeinträchtigen Meetings den täglichen Workflow?

Die Arbeitspsychologin Eva-Maria Schulte hat in der Fachzeitschrift Personal quarterly eine Studie veröffentlicht, für die sie 60 Mitarbeiter zu ihren wöchentlichen Meetings befragt hat. Kurz & knapp: Wöchentlich fallen rund vier Meetings an, die zusammen fast sechs Stunden dauern und von 58 Prozent der Befragten als unproduktiv bezeichnet wurden. Es wird sogar die These aufgestellt, dass Meetings, in denen die Teilnehmer schlecht kommunizieren, psychisch krank machen. So weit würde ich natürlich nicht gehen, aber auch wir kommen oft zusammen und haben feststellen können, dass besonders spontan einberufene Meetings den Arbeitsrhythmus beeinträchtigen. Drehen wir uns dabei dann auch noch sprichwörtlich im Kreis und kommunizieren schlecht miteinander ist die Stimmung sämtlicher Kollegen schnell im Keller. Man soll meinen, dass wir als Kommunikationsexperten uns mit richtiger Kommunikation auskennen sollten, aber auch wir sind nicht frei von Fehlern. Auch wir gehen des Öfteren mit einer negativen Einstellung zur nächsten Besprechung frei nach dem Motto: „Warum müssen wir das denn jetzt schon wieder besprechen?“ Diese Haltung kann natürlich im Vorfeld keine gute Basis für ein gutes und produktives Meeting sein.

Was tun?

Lösungsansätze, die das beschriebene Dilemma beheben könnten, gibt es viele, würden aber auch weit über den vorhandenen Platz in meinem Blogbeitrag gehen. Ein logischer Ansatz könnte sein, dass Emails und Meetings wie das Kapital eines Unternehmens gewertet werden – sprich: Arbeitszeit wie Kapital verwenden und diese gezielt investieren. Klingt logisch, ist aber, wie wir selbst schon mitbekommen haben, einfacher gesagt als getan. Was die schlechte Kommunikation bei den Besprechungen anbelangt, sollte man folgende Regeln beachten:

– Meetings zielführend und zeitsparend gestalten

– Wenn es nichts zu besprechen gibt – kein Meeting ansetzen

– Nicht Meckern – steckt den Nachbarn und das gesamte Team an und verbreitet schlechte Stimmung
 
– Nicht in Details verlieren – auf den Punkt kommen und auf die Probleme oder Wünsche des Kunden eingehen

– Weniger ist mehr: Lieber ein langes Meeting, als bei vielen Einzelmeetings die kostbare Arbeitszeit zu verplempern

Und was die zahlreichen Emails anbelangt, möchte ich meinen Kollegen zitieren, der mir auf meine Email von heute morgen folgendes Feedback gab: „Gesehen, gelacht, gelöscht“ Ich gebe aber auch zu, dass es eine eher unnötige Email war.  In diesem Sinne gilt auch hier der Grundsatz: Wenn es nicht wichtig ist, kann man sich die Zeit zum schreiben und versenden der Email auch sparen.